Hannie Eijk kan er wel om lachen. Samen met twee andere vrouwen en een man vormt zij het bestuur van de Vereniging Maatschappelijk Werkers Nefrologie, een vereniging die de belangen van nierpatiënten behartigt. “We kwamen elkaar slechts één keer in de zes weken in levenden lijve tegen. En met name de vrouwen in het gezelschap - drie bestuursleden en een secretaresse - praten al snel over uiterlijk, kleding en andere onderwerpen die niet op de agenda van de vergadering staan. Heel leuk allemaal, maar niet erg functioneel. Sinds wij naast deze reguliere vergaderingen ook één keer in de twee maanden telefonisch vergaderen, overleggen wij veel effectiever.”

Concentreren op de inhoud
Hannie is snel overtuigd geraakt van de voordelen van telefonisch vergaderen. “De reistijd is misschien wel het meest in het oog springende voordeel”, vindt Hannie. “Daarnaast kan elke deelnemer zich maximaal concentreren op de inhoud van de te bespreken onderwerpen. Je leidt elkaar minder snel af, kunt niet reageren op elkaars uiterlijk of gebaren. Qua organisatie is audioconferencing helemaal ideaal. In het regelen van een goede locatie, koffie en eventueel presentatiemateriaal gaat veel tijd zitten. Die tijd kunnen wij nu besteden aan vergaderen. Alleen voor brainstormsessies is audioconferencing minder geschikt. En je moet altijd een heel rustige plek opzoeken. Met collega’s om je heen en telefoons die rinkelen, ben je snel afgeleid.”

Menselijk contact blijft belangrijk
Audioconferencing zal het gewone vergaderen bij de Vereniging Maatschappelijk Werkers Nefrologie niet volledig vervangen. “Wij blijven zes keer per jaar bij elkaar komen in Utrecht. Wij kunnen als collega’s niet samenwerken als wij elkaar niet regelmatig ‘live’ zien. Het is belangrijk om effectief te vergaderen, en audioconferencing van KPN maakt dat mogelijk. Maar menselijk contact heeft ook een belangrijke functie. Wij kunnen als bestuur alleen functioneren als we elkaar goed begrijpen. En om elkaar te begrijpen is het nodig om elkaar af en toe te zien.”

Klik hier voor meer informatie over Audioconferencing

Casestudie Audioconferencing (2)

"Dankzij Audioconferencing kunnen we onze tijd beter indelen. Daarom kunnen we nu meer cartoons per dag maken. Zo draagt KPN bij aan het succes van Fokke & Sukke."

De striphelden Fokke & Sukke zagen tien jaar geleden het levenslicht op een zolderkamer in de Amsterdamse Lange Leidsedwarsstraat. Hun bedenkers studeerden toen nog en konden niet voorzien dat hun hilarische cartoons een nationaal succes zouden worden. Inmiddels zijn Jean-Marc van Tol, Bastiaan Geleijnse en John Reid bijna fulltime bezig met de droge humor van de eend en de kanarie.

Te gezellig aan tafel
Omdat John als enige nog een baan heeft buiten Fokke & Sukke, overleggen de heren bij voorkeur in de avonduren of vroeg in de ochtend. ‘Maar omdat we niet meer in dezelfde stad wonen, is er weinig tijd om met zijn drieën om de tafel te zitten, zoals het vroeger ging’, zegt Bastiaan. ‘Daarom zijn we een paar maanden geleden gaan experimenteren met telefonisch vergaderen.’ John vult aan: ‘Hoewel onze ‘conference calls’ wat provisorisch waren, werden we zó enthousiast over telefonisch vergaderen, dat we erover vertelden in het tv-programma Nova. De volgende dag kregen we een telefoontje van KPN Conferencing. Blijkbaar had een KPN’er het programma bekeken. Snel daarna zijn we gebruik gaan maken van de KPN-dienst Audioconferencing.’

Geniale ingevingen
Volgens Jean-Marc is Audioconferencing onmisbaar nu het succes van Fokke & Sukke om een professionele werkwijze vraagt. ‘Telefonisch overleggen blijkt veel effectiever dan om de tafel zitten. Want dan zijn we geneigd veel te gezellig te doen en komt er weinig op papier. Maar als we vanuit onze eigen huizen inbellen, zijn we helemaal gefocust op het maken van een cartoon. En omdat wij een creatief vak hebben, is het belangrijk om direct contact te hebben als één van ons een geniale ingeving heeft, waar we ook zitten. KPN biedt daarvoor de technische mogelijkheden.’

Ziekteverzuim nul
Bastiaan besluit: ‘Tegenwoordig maken we gemiddeld wel drie cartoons per dag. Dat was vroeger onmogelijk. Maar dankzij Audioconferencing kunnen we onze tijd veel beter indelen. We hebben geen reistijd, verspillen geen uren met gezellig biertjes drinken en hebben geen last van ziekteverzuim. Als één van ons een griepje heeft, staat niets hem in de weg om even in te bellen.’

Klik hier voor meer informatie over Audioconferencing

Casestudie Audioconferencing (3)

"Met de inzet van Telefonisch Vergaderen hebben we onze time-to-market significant weten terug te brengen."

Bij MobileDesign, gespecialiseerd in het verfraaien van automobielen, wordt intensief samengewerkt met verschillende toeleveranciers. MobileDesign zet bij die contacten structureel Audioconferencing in en brengt zo de time-to-market met 30% terug.

De drie vestigingen van MobileDesign werken samen met een vijftal vaste toeleveranciers en twintig meer incidentele partners. Om topkwaliteit te garanderen moet er veel en vaak overlegd worden, maar dit kost veel tijd en is moeilijk in te plannen omdat het aantal toeleveranciers stijgt en medewerkers vaak aan meerdere projecten tegelijk werken. Terwijl er vanuit de markt grote druk is om de time-to-market terug te brengen, dreigt de tijd tussen het ontwerp en de uiteindelijke oplevering alleen maar verder op te lopen. Audioconferencing biedt steeds uitkomst.

Na de inzet van Telefonisch Vergaderen, soms in een combinatie met Web Meeting, is de doorlooptijd met 30% teruggebracht en kan MobileDesign veel sneller inspelen op de markt.
De deelnemers aan een project hoeven nu minder bij elkaar te komen, terwijl er toch meer overlegmomenten kunnen worden ingebouwd. Het overleg is bovendien makkelijker in te plannen: er hoeft immers geen rekening gehouden te worden met reistijd en -oponthoud.

Klik hier voor meer informatie over Audioconferencing

Casestudie Videoconferencing (1)

"Met Videoconferencing blijkt het wekelijks managementoverleg in de helft van de tijd te kunnen, terwijl er bovendien geen sprake meer is van reistijd en -kosten."

De zes vestigingen van adviesbureau Verisense opereren min of meer zelfstandig maar met name op managementniveau vindt regelmatig overleg plaats. Door een wekelijkse videoconferentie neemt dit overleg minimale tijd in beslag.

Regelmatig overleg tussen de managementteams van de verschillende Verisense-vestigingen zorgt ervoor dat men bij vergelijkbare situaties gebruik kan maken van kennis die elders al is opgedaan. Het wekelijkse managementoverleg nam echter telkens een zo'n drie uur in beslag en tussen de acht en twintig uur aan reistijd. Deze tijd konden de managers eigenlijk niet missen. Na de inzet van Videoconferencing blijkt het overleg in de helft van de tijd te kunnen, terwijl reistijd en -kosten helemaal achterwege blijven.

In de wekelijkse vergadercyclus wordt nu een keer in de maand in plaats van een videoconferentie nog een gewone bijeenkomst georganiseerd om ook de informele contacten levend te houden. Niet alleen het management is overgegaan op het gebruik van Videoconferencing. Ook bijvoorbeeld projectmedewerkers zetten deze manier van vergaderen in om kennis en ervaringen uit te wisselen met collega’s van andere vestigingen.

Klik hier voor meer informatie over Videoconferencing

Casestudie Webconferencing (1)

"Met Webconferencing hebben we een belangrijke impuls weten te geven aan de interne communicatie met betrekking tot nieuwe producten. Verkopers zijn beter op de hoogte en productmanagers krijgen meer feedback."

Entronics is een ICT-bedrijf met vijf verschillende vestigingen, dat zeer regelmatig nieuwe diensten introduceert. Door een wekelijkse Web Meeting met de productmanagers zijn de verkopers altijd op de hoogte van de nieuwste productintroducties.

Een veelgehoorde klacht bij de productmanagers van Entronics was dat verkopers nieuwe producten zelden direct oppikten en weinig feed-back gaven op nieuwe producten of diensten. De verkopers werden op hun beurt geconfronteerd met enorme, niet te bevatten hoeveelheden informatie en waren van mening dat essentiële informatie bij productintroducties hun vaak veel te laat bereikte. De introductie van Webconferencing heeft al deze problemen in een klap opgelost.

Entronics organiseert nu al sinds geruime tijd eenmaal per week een miniwebseminar in de vorm van een Web Meeting. Hierin geeft een van de productmanagers een toelichting op recente en te verwachten productintroducties. De verplichte deelname en de slimme planning van de vergadering - aan het begin of het einde van de dag - maakt dat iedereen aanwezig is terwijl er nauwelijks (verkoop)tijd verloren gaat. Doordat deelnemers moeten inloggen voor de vergadering is de opkomst bovendien goed te controleren. Iedereen is tevreden: de productmanagers krijgen onmiddellijk feed-back en de verkopers zijn beter op de hoogte van nieuwe productintroducties.

Klik hier voor meer informatie over Webconferencing

Casestudie Webconferencing (2)

"Trainen met behulp van webconferencing maakt snellere kennisoverdacht mogelijk."

De Service Apotheek is een franchiseorganisatie waarbij zo’n 150 apotheken zijn aangesloten. De organisatie richt zich op een optimale dienstverlening door de leden aan hun klant en organiseert daarom voortdurend opleidingen. Sinds 2003 wordt een deel daarvan gefaciliteerd met behulp van webconferencing van KPN.

Interactie op afstand
De Service Apotheek telt ongeveer 200 apothekers en 1.500 assistenten, verspreid over heel Nederland. Tijdens de training op afstand vertoont de trainer via internet zijn presentatie of leidt hij de cursisten langs internetsites naar interessante informatie. Tegelijkertijd vertelt hij zijn verhaal via de telefoon. Op aangegeven momenten biedt hij cursisten de mogelijkheid vragen te stellen.

Minder reistijd, meer keuzemogelijkheden
Opleidingen werden tot nu toe vooral op locatie gegeven. Probleem daarbij is dat als je alle medewerkers van één apotheek wilt opleiden, de apotheek gesloten moet worden. Dat kan alleen in de avonduren. Alternatief is de opleidingen op een centrale plaats te geven, zodat telkens een deel van het personeel naar de cursus kan. Daar staat echter weer veel reistijd tegenover, waarmee in de personeelsroosters van een apotheek dan weer rekening moet worden gehouden. Het aanbieden van trainingen via webconferencing bleek het meest kosteneffectieve alternatief: geen reistijd en toch een keuzemogelijkheid omdat de cursus op verschillende data herhaald kan worden.

De reacties bij de Service Apotheek zijn positief. Door de goede ervaringen met deze nieuwe opzet, heeft de Service Apotheek besloten een groter deel van de trainingen te geven via webconferencing.

Klik hier voor meer informatie over Webconferencing

“De telers vormen toch een apart wereldje: het is belangrijk om te weten hoe de prijs van een spruitje tot stand komt. Daarom geven wij hun via Event Call een presentatie over de verkoopomstandigheden bij de concurrenten.”

The Greenery is een versbedrijf dat wereldwijd groente en fruit inkoopt bij telers en verkoopt aan onder meer supermarkten. Het aantal contactmomenten tussen The Greenery en de telers is enorm. Daarom ging The Greenery op zoek naar een systeem dat de communicatie tussen beide partijen goed en efficiënt kon laten verlopen. Dat lukte. Event Call van KPN bleek ruimschoots aan deze eisen te voldoen.

Spruitjes
The Greenery maakt gebruik van Event Call voor de communicatie met haar ruim honderd spruitjestelers in Nederland. In oktober 2004 en januari 2005 hebben zij de dienst ook gebruikt voor respectievelijk de telers van paprika’s en witlof. Regina van Hoof, hoofd corporate communication van The Greenery: “De telers vormen een apart wereldje: het is voor hen belangrijk inzicht te krijgen in de prijsvorming. Het aanbod en de vraag vanuit supermarkten zijn daarbij natuurlijk belangrijk. Via Event Call kunnen wij telefonisch een heldere presentatie geven en kunnen de telers na afloop vragen stellen. Vroeger stuurden wij de telers alleen een fax. Maar daarin blijft de informatie beperkt en is de communicatie éénrichtingverkeer. Via Event Call kunnen we ook interactief opereren en krijgen de telers direct antwoord. Dat is natuurlijk sneller en klantvriendelijker.”

Tevreden
“De telers vinden het erg prettig om met dit systeem te werken omdat het, in tegenstelling tot de fax, interactief is”, vervolgt Regina. “Zij kunnen hierdoor beter hun ei kwijt en voelen zich veel meer betrokken bij The Greenery. En als de telers tevreden zijn, zijn wij dat ook.” The Greenery is in contact gekomen met Event Call door KPN, waar zij al mee samenwerkte. Regina: “The Greenery was op zoek naar een systeem waarbij zij beter en efficiënter kon communiceren met haar achterban over dit specifieke onderwerp. KPN schatte in dat Event Call het beste bij ons zou passen. Daar hebben ze gelijk in gehad.”

Klik hier voor meer informatie over Event Call

"Kwartaalcijfers bekend maken met behulp van een event call"

Een op wereldschaal leidende toeleverancier voor farmaceutische voedingsmiddelen en diervoedingsmiddelen dient haar resultaten van 2003 aan alle mediavertegenwoordigers uit Nederland en het Verenigd Koninkrijk te presenteren. Deze belangrijke presentatie zal zowel in het Nederlands als in het Engels te verstaan moeten zijn, zonder dat er vertragingen ontstaan.

Samen met KPN Conferencing werd er gekozen voor een telefonische presentatie omdat die zowel aan de verwachtingen van de Nederlands- als de Engelstalige deelnemers kon voldoen. KPN leverde een simultaantolk Nederlands-Engels die de directe vertaling van de presentatie deed en de vragenronde ten behoeve van de Engelstalige mediavertegenwoordigers verzorgde. Voor de vertaling werd gebruik gemaakt van een professionele tolkencabine.

Daarnaast is er een replay gemaakt: een digitale opname van de presentatie zodat de (afwezige) deelnemers die achteraf telefonisch kunnen beluisteren. De replay werd na afloop van de presentatie aangeleverd op een CD-ROM.

Door de presentatie middels een event call te organiseren, konden de deelnemers de presentatie gewoon volgen vanaf hun eigen werkplek en hoefden zij niet naar een vooraf geografisch bepaalde locatie te reizen. De deelnemer ervaart deze manier van informatie verkrijgen als de ideale communicatievorm omdat deze reistijd en –kosten bespaart. Vooral omdat de presentatie zo professioneel en gestructureerd verliep, waren alle partijen meer dan tevreden.

Klik hier voor meer informatie over Event Call