   |
 |
Net als bij een gewone vergadering
wordt de effectiviteit van vergaderen op afstand voor
een belangrijk deel bepaald door een goede voorbereiding
en de rol van de voorzitter. Hieronder vindt u, afhankelijk
van het type vergadering, een aantal tips om uw telefonische
vergadering zo goed mogelijk te laten verlopen.
|
|
|
|
|
| Audioconferencing
Vóór de vergadering
|
| * |
Geef de deelnemers
tijdig alle benodigde gegevens voor de vergadering
door. |
| * |
Stel een duidelijke agenda op en verspreid alle vergaderstukken
ruim van tevoren. |
| * |
Stel KPN tijdig op de hoogte van eventuele wijzigingen. |
| * |
Heeft u gekozen voor dial-out, verzoek dan de deelnemers
het toestel niet door te schakelen naar een collega
of voiceMail. |
|
| Tijdens de vergadering |
| * |
U vergadert het prettigst met een handsfree
toestel. |
| * |
Introduceer alle deelnemers aan het begin van de
vergadering, indien zij niet frequent vergaderen. |
| * |
Vraag deelnemers die niet actief aan de vergadering
deelnemen om hun toestel in luisterstand te zetten. |
| * |
Noem een deelnemer bij zijn/ haar naam als u een
vraag stelt. |
| * |
Laat deelnemers zoveel mogelijk uitspreken en vermijd
interrupties. |
| * |
Las na elk onderwerp een rondvraag in, waarbij u
iedereen de gelegenheid geeft om te spreken. |
|
| Aan het einde
van de vergadering |
| * |
Vat discussies en conclusies kort samen. |
| * |
Beleg de volgende vergadering terwijl iedereen nog
aan de lijn is. |
| * |
Als u in kleine groepjes verder wilt vergaderen,
dan kunt u de operator vragen om de groep te splitsen. |
| * |
Vergeet niet na de vergadering uw verbinding te
verbreken. |
|
|
|
|
|
Webconferencing
Vóór de vergadering
|
| * |
Geef de deelnemers tijdig alle benodigde
gegevens voor de vergadering door. |
| * |
Wijs erop dat ze naast een telefoonlijn een aparte
internetverbinding nodig hebben. |
| * |
Vraag deelnemers die voor het eerst met een webconferentie,
meedoen van tevoren een browsertest te doen. |
| * |
Uploaden van presentaties kost tijd, dat kunt u daarom
het beste voor de vergadering doen. |
| * |
Verzoek de deelnemers om vijf minuten voor aanvang
van de vergadering in te loggen voor de webconferentie.
De vergadering kan dan zeker op tijd beginnen. |
|
| Tijdens de vergadering |
| * |
U overlegt het prettigst met een handsfree
toestel. |
| * |
Introduceer alle deelnemers aan het begin van de
vergadering, indien zij niet frequent vergaderen. |
| * |
Vraag deelnemers die niet actief aan de vergadering
deelnemen om hun toestel in luisterstand te zetten. |
| * |
Noem een deelnemer bij diens naam als u een vraag
stelt. |
| * |
Laat deelnemers zoveel mogelijk uitspreken en vermijd
interrupties. |
| * |
Las na elk onderwerp een rondvraag in, waarbij u
iedereen de gelegenheid geeft om te spreken. U kunt
daarbij ook gebruik maken van de enquêtemogelijkheid
van Webconferencing. |
|
| Aan het einde van de vergadering |
| * |
Vat discussies en conclusies samen. |
| * |
Beleg de volgende vergadering terwijl iedereen nog
aanwezig is. |
| * |
Vraag alle deelnemers om het presentatievenster te
sluiten en de telefoonverbinding te verbreken. |
|
|
|
|
Videoconferencing
Vóór de vergadering
|
| * |
Als er wijzigingen zijn geweest in hard-
of software, laat de verbindingen dan van tevoren door
de Multi-Meeting® operators testen. |
| * |
Stel een duidelijke agenda op, eventueel met een
tijdsplanning. |
| * |
Zorg er voor dat de apparatuur van tevoren aan staat
en dat deelnemers op tijd aanwezig zijn. |
| * |
Het is ook mogelijk om met alleen een telefoon deel
te nemen aan de vergadering. |
|
| Tijdens de vergadering |
| * |
Introduceer de deelnemers op alle locaties. |
| * |
Gebruik de ‘mute’ knop als u ruggespraak wilt houden of niet actief meedoet aan de vergadering
(in sommige settings reageert het beeld op het geluid!). |
| * |
Gedraag u zo natuurlijk mogelijk. |
| * |
Praat niet te hard of geforceerd; dat is niet nodig
en erg vermoeiend. |
| * |
Vermijd interrupties tijdens het spreken. |
| * |
Zorg voor een duidelijke voorzittersrol door spreektijd
toe te wijzen. |
| * |
Vat discussies en conclusies kort samen. |
|
| Aan het einde van de vergadering |
| * |
Beleg de volgende vergadering terwijl
iedereen nog aanwezig is. |
| * |
Verbreek uw verbinding of vraag een operator om dit
te doen. |
|
|
|
|
| Event Services
Vóór het event
|
| * |
Het betreft hier maatwerk dienstverlening,
maak daar ook gebruik van. KPN neemt nog een uitgebreide
checklist met u door. |
| * |
Oefen met alle aspecten van uw presentatie. |
| * |
Zorg dat uw presentatie tenminste 24 uur voor de
vergadering gereed is. |
| * |
Indien van toepassing: nodig deelnemers op tijd
uit en vraag ze om zich te registreren zodat er voldoende
capaciteit gereserveerd wordt. |
| * |
Zorg dat u ruim op tijd bent voor het event. |
|
| Tijdens het event |
| * |
Probeer niet te veel tegelijkertijd te
doen; zorg voor assistentie op locatie zodat u zich
op uw presentatie kunt concentreren. |
| * |
Las op vaste punten in uw presentatie een vragenronde
in. |
|
| Na afloop van het event |
| * |
Indien van toepassing: vergelijk de
deelnemerslijst met de lijst met genodigden. |
| * |
Nodig degenen die het event niet hebben bijgewoond
nogmaals uit kennis te nemen van uw presentatie via
de replay faciliteit. |
|
| |
| |
